Выдача денежных средств под отчет руководителю казенного учреждения с 2026 года

Выдача денежных средств под отчет руководителю казенного учреждения с 2026 года
о 2026 года учреждения бюджетной сферы при выдаче денежных средств в подотчет руководствовались п. 213 Инструкции № 157н. Согласно данному пункту дебиторская задолженность подотчетного лица отражалась в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

С 2026 года Инструкция № 157н утратила силу, и бюджетный (бухгалтерский) учет в учреждениях бюджетной сферы, включая казенные, регулируется новыми федеральными стандартами и Единым планом счетов государственных финансов (Приказ Минфина России от 30.08.2024 № 121н). Единый план счетов не содержит требований, которые ранее содержались в п. 213 Инструкции № 157н.

Порядок выдачи денежных средств под отчет в казенных учреждениях теперь определяется:

1. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В пункте 1 Указаний ЦБ РФ № 3210-У прямо указано, что получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются этим документом, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств. Согласно п. 6.3 Указания № 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица.

Таким образом, исходя из пункта 6.3 Указаний № 3210-У, при выдаче денежных средств из кассы организации оформляется либо заявление, либо распорядительный документ, т.е. законодательно предоставляется выбор документа, на основании которого осуществляются выдача наличных денежных средств.

2. Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н, которым утверждены Правила обеспечения наличными денежными средствами и денежными средствами, предназначенными для осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, участников системы казначейских платежей. Порядок обеспечения клиентов денежными средствами с использованием карт установлен разделом III Правил № 22н и предполагает взаимодействие клиента (учреждения) и территориального органа Федерального казначейства.

3. Положением о расчетах с подотчетными лицами (утверждается в учетной политике организации). Это внутренний документ учреждения, в котором закрепляются порядок выдачи средств, требования к оформлению документов, а также перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм. Сроки выдачи денежных средств в подотчет законодательно не регламентированы, однако порядок их установления и предоставления авансовых отчетов может быть определен в данном документе организации.

В Письме Банка России от 31.05.2018 № 04-45-7/4048 отмечено, что Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П устанавливающее особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами, не регулирует порядок выдачи денежных средств под отчет. При этом нормативные акты Банка России, включая Положение № 266-П, не устанавливают ограничений в отношении возможности перечисления денежных средств организацией на банковский счет физического лица, открытый для совершения операций с использованием платежной карты на командировочные и хозяйственные расходы.

Таким образом, ЦБ РФ считает, что выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта. Аналогичное мнение изложено в Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896.

Обобщим все вышесказанное.

С 2026 года приказ руководителя или заявление сотрудника – основание для выдачи (перечисления) денег в подотчет учреждение определяет самостоятельно и фиксирует это в учетной политике организации. На законодательном уровне требование оформлять заявление, как это было ранее в Инструкции № 157н, отсутствует.

Согласно статье 273 ТК РФ руководитель организации - физическое лицо, осуществляющее руководство организацией в соответствии с законодательством РФ, учредительными и локальными нормативными актами, включая функции единоличного исполнительного органа. Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (статья 277 ТК РФ).

Руководитель учреждения, как распорядитель, выступает в роли лица, утверждающего заявления или оформляющего распорядительный документ о выдаче (перечислении) денежных средств в подотчет. Поэтому, если денежные средства выдаются либо перечисляются под отчет самому руководителю (директору) казенного учреждения, то оформляется распоряжение. Кроме того при выдаче денежных средств в подотчет директору казенного учреждения для закупки товаров, работ, услуг малого объема формируется «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» (код формы 0510521). В настоящее время данная электронная форма заменяет заявление, которое писали ранее для выдачи денежных средств в подотчет. Она содержит обоснование закупки.

Таким образом: с 2026 года для выдачи в подотчет денежных средств руководителю нужно оформить распоряжение и заявку-обоснование (ф. 0510521).