Можно ли хранить в личном деле сотрудника паспорт, ИНН, СНИЛС и диплом без согласия
14:15
16.03.2026
Можно ли хранить в личном деле сотрудника паспорт, ИНН, СНИЛС и диплом без согласия
Работодатель вправе хранить копии указанных документов при соблюдении законодательства о персональных данных, однако такое хранение должно быть обосновано конкретными целями обработки и не являться избыточным. Наличие согласия работника само по себе не гарантирует законность хранения копий.
Обоснование
Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю установленный перечень документов. При этом трудовое законодательство не содержит требования об обязательном изготовлении и хранении их копий, но и не запрещает это.
Обработка персональных данных работника регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". В силу ч. 5 ст. 5 указанного закона содержание и объем персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки и не быть избыточными.
Таким образом, работодатель вправе хранить копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома и иных документов только при наличии заранее определенных и законных целей обработки. Например, если сведения необходимы для исполнения обязанностей работодателя по трудовому, налоговому или пенсионному законодательству.
Судебная практика показывает, что контролирующие органы и суды в ряде случаев признают хранение копий документов (паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета и др.) незаконным именно по причине избыточности обработки персональных данных, даже при наличии согласия работника.
Если цели хранения отсутствуют либо могут быть достигнуты без хранения копий, работодатель обязан прекратить обработку и уничтожить такие копии либо вернуть их работнику (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Следовательно, для соблюдения закона работодателю необходимо:
определить конкретные цели хранения копий документов;
закрепить порядок обработки персональных данных локальным актом;
обеспечить защиту персональных данных;
исключить избыточные сведения из личных дел работников.
Оставить сообщение: